Le vélo de fonction commence à se faire une place dans les entreprises. Le principe ressemble à celui d’une voiture de fonction : l’employeur met un vélo à la disposition d’un salarié, qui peut l’utiliser pour ses trajets quotidiens et, si le contrat le prévoit, pour ses déplacements personnels.
Mais qui paie le vélo ? Le salarié peut-il le garder le week-end ? Que se passe-t-il en cas de départ de l’entreprise ? Et le vélo est-il considéré comme un avantage imposable ?
Voici ce qu’il faut savoir avant d’accepter une offre de vélo de fonction.
Qu’est-ce qu’un vélo de fonction ?
Un vélo de fonction est un vélo mis à la disposition d’un salarié par son employeur. L’entreprise peut acheter les vélos ou, plus souvent dans les offres proposées aux salariés, les louer auprès d’un prestataire spécialisé.
Selon le contrat, le vélo peut être :
- Un vélo de ville classique ;
- Un vélo à assistance électrique ;
- Un vélo pliant ;
- Un vélo cargo ;
- Un modèle adapté à des trajets plus longs ou à un usage mixte.
Le salarié dispose généralement du vélo pour une période déterminée. Le contrat peut aussi comprendre des services comme l’entretien, l’assurance contre le vol, l’assistance ou des équipements de sécurité.
Un vélo de fonction ne devient pas automatiquement la propriété du salarié. Dans un contrat de location, il appartient en principe au loueur, sauf si une possibilité de rachat est prévue et exercée.
Le salarié peut-il utiliser le vélo pour ses loisirs ?
Oui, si les conditions de mise à disposition le prévoient. Le vélo peut alors servir à aller au travail, mais aussi à faire des courses, à se promener ou à se déplacer pendant les week-ends et les vacances.
C’est un point à vérifier avant de signer. Il faut notamment regarder :
- Si l’usage privé est autorisé sans restriction ;
- Si d’autres membres de la famille peuvent utiliser le vélo ;
- Si le vélo est couvert en cas de vol à domicile ou sur le lieu de vacances ;
- Si les déplacements à l’étranger sont autorisés ;
- Si une franchise reste à payer en cas de sinistre.
Un vélo utilisable tous les jours présente évidemment plus d’intérêt qu’un vélo limité aux trajets professionnels. Mais les conditions d’assurance doivent suivre cet usage.
Qui paie le vélo de fonction ?
Il existe plusieurs formules. L’entreprise peut prendre en charge l’intégralité du coût ou demander une participation au salarié.
Dans le modèle de la redevance, l’employeur paie une partie du contrat et le salarié prend en charge le reste. Sa participation est généralement prélevée sur son salaire net.
Par exemple, pour un contrat facturé 120 € TTC par mois, une entreprise peut prendre en charge 90 € et demander au salarié de payer 30 €. Sur une année, la participation du salarié atteint alors 360 €.
La répartition dépend de la politique de l’entreprise : il n’existe pas de règle générale imposant un partage de 70 % pour l’employeur et de 30 % pour le salarié.
Une autre formule consiste à proposer au salarié une réduction de son salaire brut en échange de la mise à disposition du vélo. Cette solution demande une analyse plus attentive, car elle peut avoir des conséquences sur les droits calculés à partir de la rémunération.
Le vélo de fonction est-il imposable ?
La mise à disposition permanente d’un vélo à un salarié bénéficie d’une tolérance sociale : la valeur de son utilisation n’est pas traitée comme un avantage en nature soumis à cotisations, y compris lorsque le vélo peut être utilisé à titre privé.
Cela ne signifie pas que toutes les dépenses liées au vélo bénéficient automatiquement du même traitement. Il faut notamment distinguer la mise à disposition du vélo des éventuelles sommes versées au salarié ou d’autres avantages associés.
L’employeur doit vérifier les conditions applicables à son dispositif auprès de son gestionnaire de paie et, si nécessaire, de l’Urssaf.
Que comprend le contrat de location ?
Un prix mensuel ne permet pas, à lui seul, de juger si l’offre est intéressante. Deux vélos proposés au même tarif peuvent être assortis de services très différents.
Avant de choisir, demandez si le contrat comprend :
- L’entretien courant : réglages, révision et remplacement des pièces d’usure.
- Les réparations : intervention en atelier, pièces et main-d’œuvre.
- L’assurance contre le vol : lieux de stationnement couverts, type d’antivol exigé et franchise.
- La couverture des dommages : chute, accident ou dégradation.
- L’assistance : dépannage et éventuel rapatriement.
- Les accessoires : casque, antivol, éclairage, porte-bagages ou siège enfant.
- La batterie, pour un vélo électrique : entretien, remplacement et conditions de garantie.
Attention aux formulations comme « entretien inclus ». Elles ne signifient pas nécessairement que tous les pneus, freins ou batteries seront remplacés sans frais supplémentaires.
Que se passe-t-il si le salarié quitte l’entreprise ?
C’est l’une des questions à poser avant de choisir son vélo, surtout si le contrat court sur plusieurs années.
Selon les conditions prévues, le salarié peut devoir :
- Restituer le vélo ;
- Poursuivre le contrat à titre personnel, si le prestataire le permet ;
- Racheter le vélo à un prix fixé ou calculé selon une formule prévue ;
- Supporter certains frais de résiliation anticipée, lorsque ceux-ci sont prévus et applicables.
Les règles peuvent varier selon le motif du départ : démission, licenciement, fin de CDD ou départ à la retraite. Il faut aussi examiner les conséquences d’un congé long ou d’un arrêt de travail.
Vélo de fonction ou achat personnel : comment comparer ?
Pour comparer les deux solutions, il faut regarder le coût total et ce que l’on obtient en échange.
Imaginons qu’un salarié paie 30 € par mois pendant trois ans pour un vélo de fonction :
30 € × 36 mois = 1 080 €.
Ce montant ne suffit pas à établir si l’opération est avantageuse. Il faut aussi savoir :
- Si l’entretien et l’assurance sont inclus ;
- Si le vélo est neuf ou d’occasion ;
- S’il existe une option de rachat ;
- Quel est son prix en fin de contrat ;
- Si le salarié doit payer une franchise en cas de vol ;
- Ce qui se passe en cas de départ anticipé.
Si le salarié restitue le vélo au bout de trois ans, il aura payé pour son usage et les services associés. S’il achète son propre vélo, il en devient propriétaire, mais doit financer lui-même son achat et, le cas échéant, son entretien et son assurance.
Le vélo de fonction peut donc être une bonne affaire, à condition de lire les conditions aussi attentivement que le prix affiché.